Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 2 juillet 2026
1. Qui nous sommes
Kovee est une plateforme de gestion immobilière destinée aux propriétaires et gestionnaires de logements au Québec. Kovee est un nom commercial exploité par Major Consulting Inc., société constituée au Québec, ayant son siège au 45, rue Chevalier, Saint-Basile-le-Grand (Québec) J3N 1K7. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, et comment vous gardez le contrôle dessus. Elle est encadrée par la Loi 25 (Québec), la LPRPDE/PIPEDA (Canada) et, lorsqu'il s'applique, le RGPD.
2. Âge minimum
L'utilisation du service est réservée aux personnes de 18 ans et plus. Cette exigence vise l'utilisateur du service (le propriétaire ou gestionnaire). Nous ne collectons pas sciemment les renseignements de mineurs comme titulaires de compte.
3. Renseignements que nous recueillons
- Compte : nom, courriel, téléphone, mot de passe (chiffré).
- Données de gestion (saisies par vous) : immeubles, unités, baux, et coordonnées de vos locataires et candidats (nom, courriel, téléphone).
- Données financières : loyers, dépenses, documents comptables. Le paiement de l'abonnement est traité par Stripe — nous ne stockons pas vos numéros de carte.
- Documents : baux, avis, pièces téléversées.
- Vérification de dossier (candidats) — donnée sensible : lorsqu'une enquête de crédit et d'antécédents est lancée, voir la section dédiée ci-dessous.
- Données techniques : adresse IP, navigateur, pages visitées, durée des sessions, journaux d'erreurs ; jeton de notification de l'appareil si vous activez les notifications.
Lorsque vous saisissez les coordonnées d'un locataire ou d'un candidat, vous confirmez disposer du droit de les fournir aux fins de gestion locative, et vous vous engagez à les en informer le cas échéant.
4. Comment nous utilisons vos données
Fournir et sécuriser le service ; gérer vos immeubles, baux, finances et candidatures ; générer documents et rapports ; traiter votre abonnement ; vous envoyer des communications liées au service ; et, avec votre consentement, des notifications. Nous ne vendons jamais vos renseignements.
5. Traitement automatisé et intelligence artificielle
Notre assistant IA analyse vos données locatives pour formuler des recommandations et vous aider (rédaction, synthèse, diagnostic de photos d'entretien). Le contenu de vos requêtes est transmis à nos fournisseurs d'IA uniquement pour générer la réponse.
Décisions automatisées (art. 12.1, Loi 25). Certaines fonctionnalités (par exemple le score de vérification SingleKey) peuvent éclairer une décision. Aucune décision produisant un effet juridique sur une personne n'est prise de façon exclusivement automatisée. Lorsqu'un traitement automatisé appuie une décision, la personne concernée a le droit d'en être informée, de connaître les renseignements utilisés et les principaux facteurs du résultat, et de présenter ses observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision (écrivez à hello@kovee.io).
Décisions automatisées (art. 12.1, Loi 25). Certaines fonctionnalités (par exemple le score de vérification SingleKey) peuvent éclairer une décision. Aucune décision produisant un effet juridique sur une personne n'est prise de façon exclusivement automatisée. Lorsqu'un traitement automatisé appuie une décision, la personne concernée a le droit d'en être informée, de connaître les renseignements utilisés et les principaux facteurs du résultat, et de présenter ses observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision (écrivez à hello@kovee.io).
6. Vérification de crédit et d'antécédents (SingleKey)
À la demande d'un propriétaire, une enquête de crédit et d'antécédents peut être réalisée sur un candidat locataire via notre partenaire SingleKey Inc. Ces renseignements sont sensibles et bénéficient d'une protection rehaussée. L'enquête n'est lancée qu'avec le consentement explicite, libre et éclairé du candidat, recueilli et horodaté (date, heure, adresse IP, version du texte de consentement). Le candidat fournit ses informations directement à SingleKey ; Kovee reçoit le résultat (statut et rapport) pour le compte du propriétaire. Le candidat a le droit d'obtenir une copie du rapport et de demander la rectification de tout renseignement inexact. Les résultats ne sont conservés par Kovee que le temps nécessaire à l'évaluation de la candidature.
7. Partage des données (sous-traitants)
Nous faisons appel à des fournisseurs tiers qui traitent certaines données uniquement pour notre compte :
- Stripe — paiement de l'abonnement (États-Unis).
- Resend (et SendGrid en secours) — courriels transactionnels (É.-U.).
- Cloudflare — DNS et routage des courriels entrants (É.-U.).
- OpenRouter, Groq — passerelle et modèles d'IA (É.-U.).
- Tavily — recherche web pour l'assistant, lorsque sollicitée (É.-U.).
- SingleKey Inc. — vérification de dossier de locataire, sur demande (Canada).
- PostHog — mesure d'utilisation du site web (É.-U.).
- Expo — acheminement des notifications push mobiles (É.-U.).
8. Hébergement et transferts hors Québec
L'application et la base de données sont hébergées sur Railway, le site web sur Vercel, et Cloudflare assure le DNS et le routage des courriels. Certains sous-traitants (section 7) peuvent traiter des renseignements hors Québec ou hors Canada, principalement aux États-Unis. Conformément à la Loi 25, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant toute communication hors Québec et n'y recourons que lorsqu'une protection adéquate est assurée par contrat.
9. Sécurité
Mots de passe chiffrés, authentification à deux facteurs disponible, transport chiffré (HTTPS), accès restreint aux données. Aucun système n'étant infaillible, nous vous encourageons à activer la 2FA et à utiliser un mot de passe fort.
10. Conservation des données
Vos données sont conservées pendant la durée d'activité de votre compte et le temps nécessaire aux finalités décrites. À la fermeture, elles sont supprimées ou anonymisées dans les 90 jours, sous réserve des obligations légales (ex. fiscales et comptables). Des données anonymisées peuvent être conservées à des fins statistiques.
11. Incident de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation, communication ou perte non autorisés) présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, avisons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées conformément à la Loi 25, et consignons l'incident dans un registre tenu à cet effet.
12. Vos droits
Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous pouvez :
- Consulter et exporter vos données — Profil → Confidentialité (web) ou Réglages → Confidentialité (mobile).
- Rectifier vos renseignements depuis votre profil.
- Supprimer votre compte et vos données — même emplacement.
- Vous opposer à un traitement, demander la portabilité, retirer votre consentement, et demander la désindexation lorsque la loi le permet.
13. Témoins (cookies) et mesure d'audience
Nous utilisons des témoins essentiels au fonctionnement (session, sécurité), toujours actifs. Les témoins de mesure d'audience (PostHog) et autres technologies de profilage sont désactivés par défaut et ne sont activés qu'avec votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps. Vous pouvez aussi les configurer via votre navigateur.
14. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, Kovee a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre pour toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte à hello@kovee.io. Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
15. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Toute modification importante sera signalée dans l'application et sur le site, avec mise à jour de la date en tête.
16. Nous joindre
Major Consulting Inc. (Kovee) — 45, rue Chevalier, Saint-Basile-le-Grand (Québec) J3N 1K7.
Pour toute question : hello@kovee.io.
Pour toute question : hello@kovee.io.